12张表格，带你走完一场活动

点击数：更新时间：2023-08-09 15:16:42

前言

活动策划人:

?“脑子里充满了活动知识点，杂乱无章的共存着”。

如果你向佛教大师请教人生。大师可能会说：“世间有八苦:生、老、病、死、爱别离、怨长久、求不得、放不下,故众生皆苦”又或者说：“命由己造，相由心生”，一瞬间好似能悟许多道理，可为何真正遁入空门者少之又少？

同样，你在活动策划群来次头脑风暴，抛出一个问题比如：这次的活动方案该怎么做？一定会发现各种触发思考的回答，但真实情况是合格的活动策划人非常之少。

答：很多人接受知识点后缺少系统整理的过程，仅仅一段时间之后便会丢弃。

在如今信息爆炸的年代，活动策划最基本的一定是基础知识的系统化。

下面这篇文章，就贯穿整体活动的12张表格展开，进行系统化阐述。

正文：

活动进度表

这张表是活动中所要做的第一张表，也是非常重要的一张表。包含活动整体的计划，面向所有参与本次活动的筹备人员。具体什么人负责什么事情？什么时间节点必须提交？截止时间？尽量内容越细化越好。

主要包含以下几个框架：

将活动拆分为各大工作小组。
设置各小组负责人及组员，明确小组工作内容及职责。
明确提交日期以及截止日期。

一般来说需要包含以下几点：

序号、项目阶段、项目内容、负责人、组员、提交日期、截止日期等等相关信息。

活动预算表

每一场活动都有相应的费用预算，费用要在预算范围之内，不然可能方案就通过不了。这张表可以帮你的合理的策划每场活动，知道钱花在哪？或者该怎么花？一般来说的话按照费用分为以下几类。

1.劳务人员费用

2.实物物料制作费用

3.非实物物料制作费用

4.AV设备租赁费用

5.餐饮住宿费用

6.抽奖、场地费用

7.备用金

具体来细分的话包含的点会特别多，但是需要注意的是每笔费用一定要明确。

类别、名称、数量、单价（是否含税）、支付金额、支付方式、实付情况（实付金额、报销日期、盈亏情况）以及要明确有无开具增值税发票一类的信息。另外一定要预留一笔备用金，以便应对突发情况，具体金额可以根据活动规模来进行申请。

工作人员联系表

正常一场活动设计到的工作人员比较多，为了避免紧急情况下无法联系到相关负责人，制作这份表是很有必要的。一般来说的话需要列明各工作板块的相关负责人。比如、项目总负责人、总调度、主持人对接、彩排负责人、签到负责人、主会场总控、展区负责人一类的，需要备注清楚：序号、项目、内容、甲乙方负责人、姓名、联系方式（如果是重要位置，最好备注一个紧急联系人）。

活动流程表

活动流程表，这一块设计内容比较多。无论活动大小基本都是需要的，目的是帮助所有筹备人员、主办方、嘉宾以及后续想要了解活动的人员对活动有一个清楚的认识。一般以时间为节点，简单清晰的阐述该阶段的活动内容，注明亮点要点即可。

具体需要包含以下几点：

日期、具体上下午时间、活动内容、对应主持人、地点、备注。

活动执行分工表

这是一张非常重要的表，需要包含到活动执行的每一个小细节。活动前需要将每个任务详细的分配到个人，清楚明白的告知活动现场什么阶段、什么时间、具体哪个人应该出现在什么位置、负责的具体工作内容等等。这张表也是一样，分工越细越好，如何将合适的人放在合适的位置是非常考验一位活动总负责人的事情。作为指导现场活动分工的纲领性文件，活动分工表一般可以按照时间顺序分为以下几个大块去进行细化：

1、场地对接方面 2、场地搭建方面 3、接待管理方面 4、签到处管理5、舞台把控方面 6、舞台监督配合 7、演员管理方面 8、技术管理方面9、后期保障方面 10、财务方面 11、营运支持方面

AV设备清单